Gli archivi creano delle banche dati sistematiche per i beni da loro conservati, allo scopo di inventariarli e di renderli accessibili. I beni archiviati vengono catalogati. Nel nostro caso si tratta di fotografie (storiche). Gli oggetti conservati vengono catalogati in modo uniforme, assieme alle informazioni riguardanti il loro contesto di produzione e le modalità con cui sono giunti in archivio. La fotografia viene descritta e rappresentata nel catalogo. In genere, gli archivi non lavorano con gli stessi sistemi di banche dati o programmi. Diversi approcci nell’organizzazione dei fondi, l’esigenza di rispondere a bisogni differenti e anche la genesi stessa di un’istituzione contribuiscono a determinarne gli standard interni. Allo stesso tempo gli addetti all’archiviazione di fotografie si orientano tramite linee guida internazionali e nazionali, e con regolamenti come l’ISAD(G), l'ISAAR(CPF), il Dublin Core e la Scheda F dei Beni artistici e storici[1] dell'ICCD. 

 
Non è semplice scegliere il programma adeguato per la catalogazione, poiché sul mercato esistono moltissime soluzioni diverse, anche sotto forma di applicazioni “aperte” o gratuite. In questo capitolo presentiamo alcune soluzioni professionali adottate negli archivi delle istituzioni che aderiscono al progetto. 

In queste pagine mostriamo degli esempi pratici tratti dagli archivi dei partner del progetto Argento Vivo e presentiamo vari sistemi di banche dati.